Avui us parlaré d’un tema que no és estrictament mediambiental però que té a veure amb l’eficiència i estalvi del meu temps, un recurs també molt escàs.
Desde el meu primer PC, un XT 8086 de fa molts anys, la quantitat d’informació digital que processo diàriament no ha deixat de crèixer, i m’he anat adaptant amb noves metodologies i eines que intenten que la meva vida sigui menys complicada però més potent i flexible al mateix temps.
Darrerament el meu problema és la gran quantitat de correus que cal gestionar cada dia, contestar, executar, rebotar, arxivar, i fer-ho des de les diferents localitats de treball, l’oficina, a casa, a Sabadell, Barcelona o a una TEISA a la carretera.
Per fer tot això calia aplicar cert mètode, i tot buscant per la xarxa finalment vaig adoptar el mètode GTD, Getting Things Done (Aconseguir Fer Coses) de David Allen. Bàsicament aquest mètode consisteix en dividir totes les teves necessitats en feines individuals que cal executar i endreçar-les segons projectes i segons tipus d’acció a fer (en espera, executar, arxivar, llençar) i apuntar-ho de tal manera que no faci falta tenir-les al cap on ocupen espai i capacitat de processament del nostre cervell. Al link anterior trobareu més info del mètode, ara us explicaré com l’implemento a la meva vida digital.
Fins fa poc la meva vida girava entorn el PC i l’outlook, però configurar el software de microsoft, que pateix de featuritis, sempre m’ha resultat feixuc i complicat, i fer-ho per diversos dispositius sincronitzats m’ha estat impossible. Això va fer que fés dos salts importants, un el salt al núvol, amb aplicacions i dades online i per tant disponibles des de qualsevol localitat i el segon el salt al Mac, oh sacrilegi! (espero que no ho llegeixi el meu germà), que és més simple però que ara també permet fer anar qualsevol aplicació de PC en una màquina virtual a un cost molt baix amb Parallels.
L’altre problema que també em costa és anar seguint el llistat de feines meves que estan pendents i de respostes que tinc pendents d’altres persones.
Quan les feines no estan lligades a un correu electrònic, és a dir son feines que s’originen en unes notes en paper o surten en el procés de pensar o xerrar amb d’altre gent aleshores les gestiono amb el Toodledo. Una eina també del núvol que permet prioritzar, endreçar, organitzar i sincronitzar les teves activitats amb un navegador online o també amb una aplicació específica via l’iPhone.
Però quan les feines estan lligades a un correu electrònic, i aquestes son avui en dia la majoria, aleshores les gestiono via el gmail. Aquesta aplicació cada dia té més potencia tot i que encara pateix de talls de servei que a vegades en dificulten una mica el seu ús.
El gmail no té la capacitat d’organitzar els correus en carpetes sinó que utilitza les etiquetes per organitzar tots els correus, cosa que la fa més potent ja que et permet classificar els correus per diverses categories. Així jo utilitzo dues categories per classificar els meus correus. D’una banda el projecte al qual fa referència i de l’altre banda el tipus d’acció que cal executar.
Les etiquetes de projectes sempre porten el prefix P/ i a vegades utilitzo subetiquetes, “subcarpetes”, tot utilitzant diverses contrabarres. Per exemple P/Fluidra/ACC identifica tots els correus de Fluidra que fan referencia al comite ACC (Appointments and Compensations Committee). Si busco Fluidra la cerca a gmail em retorna tots els correus etiquetats com P/Fluidra així com de totes les subetiquetes P/Fluidra/xxxxxxxx. Si busco ACC a gmail, la cerca només em retorna els correus etiquetats amb P/Fluidra/ACC i m’ignorarà els de l’etiqueta P/Fluidra/Consell per exemple.
A banda dels projectes utilitzo etiquetes pel tipus d’acció que cal fer amb aquell correu. Actualment utilitzo les següents etiquetes:

S/Finished – Correus que ja estan tramitats i acabats
S/Next – correus que requereixen resposta o execució més o menys urgent
S/Some Day – correus que requereixen resposta o execució algun dia (no urgent)
S/Waiting On – correus que jo he enviat o d’altri, i que estan en espera que algú executi i me n’informi

D’aquestes etiquetes les més importants son S/Next i S/Waiting On i aquestes les vull mantenir sempre visibles, per això utilitzo la opció de gmail “Diverses safates d’entrada” que es pot activar pel petit matraç verd de dalt a la dreta (google labs) de la plana principal de gmail.
Aquí teniu una vista del meu escriptori de gmail amb els correus rebuts, i els correus per executar.

Segons el mètode GTD la bústia d’entrada hauria d’estar la major part del temps buida, ja que una o diverses vegades al dia s’ha de processar el seu contingut i etiquetar i enviar al seu contenidor adequat.
Espero que el meu mètode us serveixi per millorar la vostra qualitat de vida i eliminar una mica l’estres que ens provoca la vida digital.